นิยามและความหมาย มีผู้ให้คำนิยามข้อมูลไว้หลายท่านด้วยกัน อาทิเช่น
– ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริง ภาพ (Images) หรือเสียง (Sounds) ที่อาจจะ (หรือไม่) แก้ไขปัญหา(Pertinent) หรือเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน (Alter 1996)
– ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่แทนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นภายในองค์การ หรือสิ่งแวดล้อมทางกายภาพก่อนที่จะมีการจัดระบบให้เป็นรูปแบบที่คนสามารถเข้าใจ และนำไปใช้ได้ (Laudon and Laudon, 1999)
– ข้อมูล คือ คำอธิบายพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งของ เหตุการณ์ กิจกรรม หรือธุรกรรม ซึ่งได้รับการบันทึกจำแนก และเก็บรักษาไว้ โดยที่ยังไม่ได้เก็บให้เป็นระบบ เพื่อที่จะให้ความหมายอย่างใดอย่างหนึ่งที่แน่ชัด (Turban, McLean and Wetherbe, 2001)
– ข้อมูล ประกอบไปด้วยข้อเท็จจริง (Raw facts) เช่น ชื่อลูกค้า ตัวเลขเกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในแต่ละสัปดาห์ ตัวเลขเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง หรือรายการสั่งของ (Stair and Reynolds, 2001)
จากคำนิยามข้อมูลต่างๆ ที่กล่าวมา พอสรุปได้ว่า ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นอยู่ในรูปตัวเลข ตัวอักษร เสียง กลิ่น หรือสัญลักษณ์ แบบใดแบบหนึ่งหรือผสมกัน ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้องแม่นยำเป็นปัจจุบัน และถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อสามารถนำมาอ้างอิงได้ นอกจากนั้นข้อมูลยังถูกแก้ไขหรือปรับแต่งได้ในภายหลังตามวัตถุประสงค์ของข้อมูล
ที่มา : ตำราเทคโนโลยีอวกาศและภูมิสารสนเทศศาสตร์