สารสนเทศ คือ ข้อมูลชนิดหนึ่งที่ได้ผ่านกรรมวิธีจัดการข้อมูล (Data manipulation) จนมีเนื้อหาและรูปแบบที่ตรงกับความต้องการ และเหมาะสมต่อการนำไปใช้
กรรมวิธีจัดการข้อมูล ได้แก่ การปรับเปลี่ยน การจัดรูปแบบใหม่ การกลั่นกรอง และการสรุป ดังนั้นสารสนเทศเป็นข้อมูลที่ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และอยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้ได้ทันทีตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง ช่วยในการตัดสินใจ สารสนเทศมีรูปแบบต่างๆ เช่น หนังสือ วารสาร หนังสือพิมพ์ แผนที่ แผ่นใส หรือวีดิทัศน์ เป็นต้น
สรุปได้ว่าข้อมูลมีความแตกต่างจากสารสนเทศ คือ ข้อมูลเป็นส่วนของข้อเท็จจริง โดยได้จากการเก็บมาจากเหตุการณ์ต่างๆ ส่วนสารสนเทศเป็นข้อมูลที่นำมาผ่านกรรมวิธีจัดการข้อมูลมาแล้ว ให้อยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้หรือนำไปช่วยในการตัดสินใจได้ทันที ดังตัวอย่างแสดงข้อแตกต่างระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล : นักเรียนในโรงเรียนประถมแห่งหนึ่งมีจำนวน 2,000 คน มีจำนวนครู 50 คน
สารสนเทศ : อัตรานักเรียนต่อครูในโรงเรียน = 2,000/50 = 40
จากตัวอย่าง แสดงให้เห็นว่าสารสนเทศเป็นข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที เช่น ถ้าต้องการทราบว่า โรงเรียนใดที่มีจำนวนครูเพียงพอที่ดูแลนักเรียนได้ทั่วถึงมากกว่ากัน ก็สามารถทำได้โดยการหาค่าอัตราส่วนของนักเรียนต่อครูของแต่ละโรงเรียนมาเปรียบเทียบกัน ก็จะทราบว่าโรงเรียนใดที่มีจำนวนครูไม่เพียงพอ เป็นข้อมูลเบื้องต้นที่ช่วยในการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารโรงเรียนหรือผู้ปกครองในการส่งบุตรหลานเข้าเรียน
ทั้งข้อมูลและสารสนเทศเป็นพื้นฐานของความรู้โดยข้อมูลถูกประมวลผลออกมาเป็นสารสนเทศ จากสารสนเทศนำไปสู่ความรู้ ดังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกันและกันได้ในรูปพีระมิดแสดงลำดับชั้นของความรู้
ที่มา : ตำราเทคโนโลยีอวกาศและภูมิสารสนเทศศาสตร์